TITULO DEL DOCUMENTO: DOC. Núm: PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ATENCIÓN A OBSERVACIONES ADM­P04 1.­ OBJETIVO 2.­ REFERENCIAS 3.­ TERMINOS Y DEFINICIONES 4.­ RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.­ PROCEDIMIENTO 6.­ ANEXOS
ELABORÓ: M.C. Ma. Yolanda Delgadillo Saldaña AUTORIZÓ: Ing. Ma. del Rocío Parada Castañeda FECHA: 05/04/2006 HOJA 1 DE 3 TITULO DEL DOCUMENTO: DOC. Núm: PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ATENCIÓN A OBSERVACIONES 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es que el personal del ITESM, campus Estado de México sea capaz de administrar y atender las No Conformidades (NC) y/u Observaciones (OBS) levantadas en los procesos de auditorias internas o externas, así como realizar las acciones preventivas y correctivas correspondientes. 2. REFERENCIAS v ISO 14001:2004 Sistema de gestión ambiental. v NC­ISO 14050 Gestión ambiental. v Manual del Sistema de Administración Ambiental. 3. DEFINICIONES 3.1. No conformidad: Se entiende por No Conformidad el Incumplimiento de un requisito especificado del servicio y/o del sistema de administración ambiental, así como el no cumplimiento de los requerimientos establecidos en la normatividad aplicable. 3.2. Observación: Son puntos de mejora detectados durante una revisión al Sistema de Administración Ambiental. 3.3. Acción Correctiva: Son las acciones tomadas para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable. 3.4. Acción Preventiva: Son las acciones que se toman para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
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Este procedimiento es de aplicación para el responsable de Planta Física y Dirección Administrativa, los cuales serán los responsables de la gestión ambiental del instituto y la administración del Sistema de Administración Ambiental del campus, es decir la Ing. Rocío Parada, Directora de Planta Física y el Ing. Juan Helgueros, Director Administrativo.
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El responsable de Planta Física, será la autoridad responsable de asignar al personal que desarrollará las actividades relacionadas con los aspectos de gestión ambiental.
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Todo el personal es responsable de dar sugerencias y efectuar las Acciones Preventivas y/o Correctivas generadas para el cierre de los reportes, así como de seguir este procedimiento.
HOJA 2 DE 4 TITULO DEL DOCUMENTO: DOC. Núm: PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ATENCIÓN A OBSERVACIONES 5. PROCEDIMIENTO Toda desviación a los procesos y servicios ambientales, tendrá que ser analizada tomándose inicialmente como una observación (punto 5.2), si éstas poseen fundamentos y proceden; se tendrá que analizar las causas que las originaron. Después de haber sido analizadas las desviaciones y concluir que estas representan acciones menores o dudas por parte del personal, entonces se catalogaran como Observaciones y se procederá de acuerdo al punto 5.2. 5.1 Registro de No Conformidades. Generalmente las No Conformidades son detectadas en los procesos de Auditoria; sin embargo esto no es una limitante para generarlas. Cuando se llega a detectar una No Conformidad, ésta se tiene que registrar: 5.1.1 El responsable del Sistema de Administración Ambiental, debe recibir los registros de las No Conformidades y registrarlos con un número consecutivo e irrepetible acompañado de los últimos dos dígitos del año en curso (número­yy). 5.1.2 Se tiene que realizar una investigación sobre el registro de la No Conformidad, entrevistándose con el emisor y el área responsable en donde se detectó la desviación misma que será la responsable de implementar las acciones correspondientes para dar cumplimiento a la misma. 5.1.3 Se procederá al análisis y determinación de las causas que originaron el reporte, el alcance e impacto de la desviación relatada, las acciones preventivas para evitar que se repita la desviación y las acciones correctivas que corregirán la misma, señalando cuando aplique controles e indicadores de efectividad. 5.1.4 El responsable del Sistema de Administración Ambiental, será el responsable de conservar y dar seguimiento a los registros de las actividades. 5.1.5 Una vez que se haya dado cumplimiento a lo anterior se dará por cerrado el Registro de No Conformidad. 5.2. Registro de Observaciones. La atención de Observaciones podrá darse en forma inmediata o posterior a la consulta del personal adecuado, cuando éstas obedezcan a un desconocimiento acerca del proceso. Para aquellas observaciones en donde se requiera la evaluación y el apoyo de las diferentes áreas, se tomara registro electrónico o físico y se evaluaran de acuerdo al punto 5.0 pudiendo convertirse en No Conformidades cuando se afecte directamente al Sistema de Administración Ambiental. Los datos mínimos que tiene que contener el registro de observaciones son:
HOJA 3 DE 4 TITULO DEL DOCUMENTO: DOC. Núm: PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ATENCIÓN A OBSERVACIONES ·
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Nombre y área afectada
Contacto.
Fecha de levantamiento de reporte.
Observación por parte del cliente. 5.3 Acciones Preventivas Las observaciones realizadas por medio del personal, generan las acciones preventivas, mismas que se llevaran acabo una vez que se haya evaluado la observación convirtiéndose en acciones proactivas durante algunos procesos. Las acciones preventivas también pueden dispararse al interior, mediante observaciones realizadas durante el proceso por parte de las auditorias internas. 5.4 Acciones Correctivas Las No Conformidades serán revisadas por los responsables de las áreas en donde se hayan detectado, con la finalidad de determinar la raíz del problema. Las causas (entre otras) a verificar en primera instancia pueden ser:
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Falta de especificación en el procedimiento.
Falta de capacitación del personal.
Condiciones del lugar en donde se realiza la actividad.
Actitud del personal que proporciona el servicio. 6. ANEXOS 6.1. Formato de No Conformidad. FIN DEL DOCUMENTO
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