Buenas prácticas en la utilización de los correos electrónicos
1. Asunto del email
El título es el que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan. Debe simplificar el objetivo
del mail, ser específico y corto.
Como criterio principal, indicar lo que no sabe el receptor de un correo. Por lo tanto el asunto
tiene que dar la información exacta y concreta para poner en tema al destinatario.
2. Cuerpo del email
Evita hacer escritos inmensos. Es importante que te exijas simplificar información. La extensión
adecuada de un mail no debe rebasar los tres párrafos.
En el cuerpo del correo, mencionaremos los temas con claridad, separando los mismos para no
mezclar los tópicos. La forma de redacción debe adecuarse al destinatario.
3. Palabras en mayúscula
Nunca utilices letras mayúsculas en palabras completas aunque quieras llamar la atención, ya
que es agresivo a la vista de quien lo recibe y una manera grosera de comunicarse.
En caso de que enviemos información de alta importancia podemos utilizar negritas,
subrayados o resaltar en un color lo que se necesita enfatizar.
Ocurre algo similar a las mayúsculas cuando nos excedemos en el uso de estos signos de
exclamación.
4. Necesitas una despedida
Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida. Basta
con un: “Que tengas un buen día”, “Saludos cordiales”, “Agradeciendo tu atención” o
“Saludos”.
5. Cuida la ortografía
Es muy importante tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo
electrónico, mensajes o estatus en redes sociales. Asegúrate de cuidar también la redacción, es
importante para hacer llegar el mensaje que se desea transmitir.
6. CC y CCO
Presta atención a estas opciones, asegurándote de enviar la información a la persona
adecuada.
Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuida que
no se difunda a quienes que no les concierna.
7. Contesta de manera casi inmediata
Se recomienda que las respuestas se den en no más de 24hs desde de la llegada del correo, en
un caso extremo podemos extendernos a 48hs. Esto sirve para evitar que te reenvíen la
información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió.
Si no hay tiempo para hacerlo, con un “Ok” es suficiente. También puedes utilizar: “Enterado”
o “Recibido”.
En el caso que la respuesta requiera más tiempo de preparación, debemos acordar y negociar
con nuestro interlocutor para cuando podemos ofrecerle nuestra respuesta.
8. Sé amable
Cuando necesitamos que del otro lado de la pantalla quien nos lee realice una acción,
evitaremos utilizar imperativos, ya que los mismos se utilizan para dar órdenes y lo que
deseamos es comunicarnos desde la cordialidad.
Nunca olvides decir “por favor” y “gracias”.
9. Los compromisos asumidos «de palabra» deben luego ser plasmados en un correo
10. Revisa siempre antes de enviar
Muchas gracias ¡!
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