How to be a successful
project owner (without
micromanaging)
Una inmersión profunda en el papel único del
propietario del proyecto, además de los principios
rectores y las técnicas de ir que te llevarán al
siguiente nivel.
Resumen de 5 segundos
•
La propiedad de un proyecto bien ejecutado es a menudo la clave para el
éxito de un proyecto.
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Mientras que un propietario de proyecto es la persona con la "visión" que
alinea sus ambiciones con los objetivos y el presupuesto a nivel de la
empresa, un gerente de proyecto coordina a las personas y la logística para
hacer realidad esa visión.
Además, las seis cualidades de un gran propietario de proyecto y cinco
•
juegos de Team Playbook para una propiedad exitosa del proyecto.
Piensa en esos temidos proyectos grupales en la universidad.
Nadie estaba realmente a cargo, y nadie se puso a cargo
tampoco. Cada miembro del grupo tenía sus tareas asignadas,
pero nadie fue invertido. Todos estaban todos en eso solo por la
calificación.
Ahora imagina un proyecto de tu vida profesional que recuerdes
con orgullo. Tenías una clara dirección de alto nivel, pero también
la autonomía para tomar las decisiones más pequeñas sobre tu
trabajo, porque conocías mejor el tema. Los cuellos de botella
eran pocos y distantes entre sí. El equipo del proyecto creía en el
valor de la asignación, tanto para los clientes como para sus
propias carreras. Y al final, entregaste a tiempo, para deleite de
clientes y partes interesadas por igual.
Estas historias de éxito no "simplemente suceden". La salsa
secreta es la buena propiedad de un proyecto competente.
Propietarios de proyectos frente a
gerentes de proyectos
Si has desempeñado el papel de gerente de proyectos en el
pasado, podrías pensar, comprensiblemente, que ser propietario
de un proyecto es esencialmente lo mismo, excepto que como
propietario, estás asumiendo un mayor nivel de responsabilidad.
En verdad, las diferencias son más profundas que eso.
Es más fácil entender las diferencias entre estos dos roles si nos
centramos en los conceptos subyacentes. La "propiedad" sugiere
un alto nivel de responsabilidad, tanto en el sentido de acumular
crédito por el éxito como de tener que responder por el fracaso.
También hay un sentido de autoridad, especialmente cuando se
trata de grandes decisiones. "Gestión" implica lidiar con la
operación diaria de algo - un grupo de personas, una propiedad,
un proyecto - que alguien más finalmente controla. Los gerentes
sirven como enlaces y la grasa que mantiene las ruedas girando.
El propietario del proyecto es la persona con la visión. Han
identificado un problema y están emocionados por resolverlo. Se
aseguran de que el esfuerzo se alinee con los objetivos más
amplios de la organización, obtenga la financiación de un
patrocinador del proyecto y haga el caso de negocio para obtener
la aceptación de las partes interesadas. El propietario del
proyecto también reúne al equipo del proyecto y los mantiene
motivados ayudándoles a comprender el valor del proyecto,
escuchando sus ideas y ofreciéndoles oportunidades para
profundizar sus habilidades.
Los gerentes de proyecto, entonces, toman esa visión y
coordinan el trabajo para hacerla real. Mapean los pasos
necesarios para alcanzar cada hito y encuentran a las personas
adecuadas para hacerlo. La planificación de la capacidad, la
gestión de dependencias, la planificación semana a semana y la
comunicación del progreso recaen en el gerente del proyecto.
Tenga en cuenta que cuanto más grande o madura sea la
organización, más probable es que estos roles sean ocupados
por diferentes personas. En muchas organizaciones pequeñas y
medianas, el propietario y el administrador del proyecto suelen ser
la misma persona. Puede ser mucho para manejar, y si esta es su
situación, trate de limpiar la mayor cantidad posible de "negocios
como de costumbre" de su plato para que pueda dedicar al
menos dos tercios de su tiempo al proyecto.
¿Qué hace el propietario de un
proyecto?
El papel del propietario de un proyecto es menos práctico que el
del gerente del proyecto, pero todavía hay mucho para
mantenerlos ocupados. Como Champion In Chief™ del proyecto,
buscan oportunidades para impulsar su perfil todos los días:
hablar con las partes interesadas sobre cómo contribuye
a sus objetivos, obtener comentarios de los clientes objetivo y
celebrar los hitos alcanzados.
También son responsables de tomar decisiones de alto nivel, ya
sea para resolver una disputa sobre el enfoque general o priorizar
"imprescindibles" frente a "agradables de tener". Por ejemplo, si el
proyecto se retrasa, el propietario del proyecto es la persona que
decide si reducir el alcance, extender el cronograma o agregar
personal. Por el contrario, las decisiones de implementación, por
ejemplo, si una campaña necesita una página de destino o una
publicación de blog, deben dejarse en manos de los expertos en
la materia en el equipo del proyecto.
Por último, como parte de garantizar la alineación hacia arriba y
hacia abajo de la organización, el propietario de un proyecto
aboga por los recursos. Si el equipo del proyecto necesita la
ayuda de un desarrollador web durante una semana, el
propietario del proyecto se coordinará con quienquiera que
administre a los desarrolladores web para comprender cuáles son
las principales prioridades de su equipo y averiguar cómo
asegurar siete días del tiempo de alguien. Del mismo modo, si el
gerente del proyecto necesita ayuda para desenredar
dependencias o desatascar un cuello de botella, puede escalar
eso al propietario del proyecto.
¿Por qué son importantes los
propietarios de proyectos?
Aquí hay un pequeño secreto sucio: algunos proyectos pueden
llevarse bien sin un propietario de proyecto. Pero para esfuerzos
grandes, ambiciosos, complejos y de larga duración, el propietario
de un proyecto es vital. Se encargan de la visión y la dirección
general, dejando al gerente del proyecto libre para organizar los
detalles esenciales. Y mientras el equipo está ocupado
ejecutando, el propietario del proyecto tiene espacio para prestar
atención a lo que está sucediendo en la organización más grande
y ajustar la dirección del proyecto según sea necesario.
Debido a que los miembros de un equipo de proyecto a menudo
están involucrados en múltiples flujos de trabajo, el enfoque
continuo del propietario del proyecto actúa como el pegamento
que mantiene todo unido.
Cualidades de un gran propietario
de proyecto
Si cree que puede querer asumir un papel de propietario del
proyecto, haza un balance de sus propias fortalezas y áreas de
crecimiento, y compárelas con la siguiente lista. Recuerde que no
tiene que encajar perfectamente en el molde para tener éxito:
una mentalidad de crecimiento es más importante que marcar
cada casilla.
•
Pensador estratégico: Identificar problemas que impiden que la
organización alcance sus objetivos más importantes, e imaginar
soluciones viables, no ocurre por accidente.
•
Entusiasta: Cuando el propietario del proyecto está entusiasmado
con cómo el producto final beneficiará a los clientes y a la empresa,
su entusiasmo es contagiosa. El equipo del proyecto se mantiene
motivado porque su trabajo tiene significado, y las partes
interesadas apoyarán el proyecto en todo lo que puedan porque
entienden cómo promueve sus propios objetivos.
•
Gran comunicador: Dada la prevalencia del trabajo distribuido, la
comunicación escrita del propietario de un proyecto tiene que ser
precisa. No es suficiente para articular la visión, las actualizaciones
y los comentarios con claridad. Todo tiene que comunicarse a
través de contenido que llegue a las personas adecuadas, y tiene
que llegar en el momento adecuado para que las personas puedan
adaptarse a los cambios si es necesario.
•
Empático: Escuchar es fundamental: solicitar comentarios de los
usuarios, estar abierto a nuevas ideas y comprender cualquier
desafío que el equipo pueda estar enfrentando. Cada "problema
comercial" o "problema técnico" es, en última instancia, un
problema de personas, por lo que tienes que abordar las
soluciones con humanidad y compasión al frente y al centro.
•
Perceptivo: Cada gran empresa se encuentra con problemas. Los
mejores propietarios de proyectos pueden detectarlos desde el
principio, o incluso anticiparlos, y prevenirlos o abordarlos mientras
aún hay tiempo.
•
Adaptable: Nueva información sale a la luz. El panorama
competitivo cambia. Los presupuestos se recortan. La rotación de
personal ocurre. Los propietarios del proyecto tienen que decidir
cómo esquivar los obstáculos y mantener el tren rodando por la
vía.
Principios rectores para los
propietarios de proyectos
Ninguna guía puede ofrecer el consejo perfecto para cada
situación que encuentre y la decisión que tomará como
propietario del proyecto, por lo que depende mucho de los
detalles de su entregable. Pero lo que puedes aportar a todos y
cada uno de los proyectos que posees es un conjunto de
principios para guiar tus acciones.
Empieza con el "por qué"
Supongamos que no quieres microgestionar tu equipo de
proyecto. De hecho, supongamos que quieres que estén
intrínsecamente motivados para hacer el mejor trabajo de sus
vidas. La clave para esto es un sentido de propósito; comprenda
el valor de este proyecto para su organización, sus clientes y
ustedes mismos como individuos, luego ponga esos beneficios al
frente y al centro. Discutalos en profundidad en el inicio de su
proyecto. Recuérdale al equipo en cada reunión. Ponlos en la
parte superior de cada documento, gráfico, presentación de
diapositivas y canal de chat. Bono: comenzar con el "por qué"
también es una gran manera de entusiasmar a la gerencia.
La claridad es una inversión, no un impuesto
Conectar a las personas adecuadas con la información correcta
en el momento adecuado requiere esfuerzo. (Más sobre eso a
continuación.) Pero vale la pena. Sin una guía clara de su parte,
el proyecto puede desviarse en la dirección equivocada y poner
en riesgo toda la empresa. Y cuanto más puedas anticipar qué
información necesitarán a continuación y proporcionarla antes de
que tengan que preguntar, más rápido avanzarán las cosas.
La confianza gana; el control es contraproducente
Cuando se confía en las personas para tomar buenas decisiones
sobre su trabajo, tienden a tomar buenas decisiones. No solo eso,
sino que también se les ocedarán soluciones más creativas que si
hubieras dictado todas las cosas desde arriba. Por el contrario, la
microgestión genera resentimiento, lo que degrada la calidad del
trabajo.
Las prioridades importan más que los planes
Seguir un plan se siente bien, lo sabemos. Todo es reconfortante,
acogedor y seguro. Pero, ¿recuerdas esas cosas sobre la
adaptabilidad? Cuando su plan se interrumpe, es mejor
recalibrarlo para alinearlo con las prioridades del proyecto que
seguir adelante, esperando que la interrupción simplemente se
evapore.
5 técnicas esenciales de propiedad
del proyecto del Atlassian Team
Playbook
1. Inicios interactivos de proyectos que realmente mueven el
proyecto hacia adelante. La mayoría de las reuniones de inicio de
proyectos son transmisiones unidireccionales de información que
(seamos honestos) debería haber sido una página de Confluence.
El juego de inicio del proyecto ayuda a su equipo a pensar en el
problema que está tratando de resolver, las posibles soluciones y
cuál será el resultado final ideal de su proyecto.
2. Análisis de compensación del proyecto para apoyar la toma de
decisiones inteligente e independiente. Esta técnica prepara al
equipo del proyecto para tomar decisiones cotidianas basadas en
la prioridad relativa de costo, tiempo, satisfacción del cliente,
seguridad, escalabilidad, calidad, etc. En este ejercicio, usted y su
equipo hacen una lluvia de ideas sobre todos los factores para los
que podrían optimizar, identifiquen qué factores compiten o entran
en conflicto y discutan las compensaciones. Una vez que haya
acordado en qué dirección inclinarse, el equipo podrá tomar la
mayoría de las decisiones de forma autónoma, eliminando un
molesto cuello de botella.
3. Planificación de las comunicaciones de las partes
interesadas para mantenerte organizado. Las actualizaciones
consistentes y proactivas son la mejor manera de evitar solicitudes
constantes de información de esta persona o de esa persona. Así
que tómate una hora para pensar con quién necesitarás
comunicarte, qué tipo de actualizaciones querrán y qué canales
funcionarán mejor para llegar a ellos. Luego documentalo y
revísalo con tu equipo de proyecto.
4. Análisis "pre-mortem" para detectar y abordar riesgos. No te
quedes flotando esperando lo mejor. Reúna a su equipo de
proyecto y haga una lluvia de ideas sobre todas las formas en que
el proyecto podría fallar, luego descubra cómo puede abordar estos
riesgos ahora mientras aún hay tiempo.
5. Chequeos de salud del equipo para mantener el rendimiento
alto. Aquí, estás viendo cómo estás funcionando como equipo de
proyecto. ¿Tienes una comprensión compartida del proyecto y su
valor? ¿Las personas adecuadas con las habilidades adecuadas?
¿Estás gestionando las dependencias de manera efectiva?
Desarrollamos el marco Team Health Monitor para ayudarte a
autoevaluar tus fortalezas como equipo y abordar las áreas más
débiles.
Ahora que entiendes el papel de un propietario de proyecto, qué
separa a los grandes de los mediocres y qué prácticas
mantendrán tu proyecto funcionando sin problemas, ¡lo único que
queda por hacer es ponerte a trabajar!
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