Caja General
conceptos
Definición de efectivo y equivalente de
efectivo
Conceptos
Efectivo:
•Todo valor representativo en dinero (papel moneda, billetes y
metálico).
•Cheques de la clientela.
•Comprobantes (vouchers) de tarjetas débito y crédito en caja
general y bancos nacionales en cuentas corrientes.
Equivalentes al Efectivo:
•Remesas en tránsito.
•Cuentas de ahorro.
•Fondos especiales para fines múltiples.
•Títulos valores a corto plazo, de alta rentabilidad y
convertibilidad al efectivo.
Política contable
Políticas contables
Reconocimiento: Define cuándo se incorpora una transacción en
la contabilidad (por ejemplo, reconocer un ingreso al entregar el
producto y no al cobrarlo).
Medición: Define a qué valor se registra. Puede ser al costo
histórico, valor razonable, valor neto realizable o costo
amortizado.
Presentación: Establece cómo y dónde se clasifica cada cuenta
dentro del Estado de Situación Financiera o Estado de Resultados.
Revelación: Determina qué información explicativa adicional
debe detallarse en las Notas a los Estados Financieros.
Políticas contables (ejemplos de como se aplican)
Faltantes en Caja: Se cargan a la cuenta personal del
responsable (Cuenta 136530), siempre que la situación no sea
habitual y el responsable autorice el descuento de su salario. Es
crucial que nunca se compensen los sobrantes con los faltantes
en caja, siguiendo el principio de la NIIF (S2.52) de no
compensar activos y pasivos, o ingresos y gastos, a menos que
se requiera o permita.
Faltantes en Empresas con Alto Volumen de Ventas al Menudeo:
Empresas con grandes transacciones en caja aumentan el riesgo de
equivocación. Situación permitida por la empresa siempre que no
pase de determinados valores. Se contabiliza en la cuenta nominal
de gastos 529505 - Diversos: faltantes en caja. Debe ser
autorizada por la gerencia; de lo contrario, se vuelve al concepto
de responsabilidades
Caja Menor: La gerencia debe exponer en una política contable
el procedimiento para el manejo de la caja menor en cuanto a:
- Monto (valor asignado).
- Valor de los pagos que se pueden realizar.
- Garantías que debe otorgar ante aseguradoras el responsable
de su manejo.
Cheques Posfechados: La realidad económica del hecho no
cumple con los requisitos de un activo, pasivo, ingreso, gasto o
patrimonio. La política contable dirá cómo se procede frente a
esta situación.
•Sobrantes en Caja: Cuando el sobrante es de poca
consideración y no se presenta en forma consuetudinaria o
tiene antecedentes, se lleva a la cuenta 4295 - Diversos. Afecta
los resultados en poca proporción, siempre que sea una política
contable de la empresa.
Entrada y salida de
efectivo
Conceptos de entrada y salida de efectivo
Entrada de Efectivo (Ingresos)
•Aportes de persona natural: Recursos del propietario para
constituir negocio
•Aportes de socios: Aportes en sociedades de responsabilidad
limitada
•Aportes de accionistas: Suscripción y pago de acciones en
sociedades anónimas
•Ventas de contado: Ingresos por ventas de mercancías o servicios
•Cobro de cartera: Recuperación de cuentas por cobrar
•Préstamos de terceros: Ingresos por préstamos bancarios o de
particulares
•Ventas con tarjeta de crédito: Ingresos por ventas con dinero
plástico
Salida de Efectivo (Egresos)
•Consignaciones en bancos (principal salida de caja general)
•Pago de obligaciones (proveedores, impuestos, nómina)
•Gastos bancarios
•Constitución de caja menor
Las consignaciones en bancos constituyen la principal salida de la
caja general.
Salida de Efectivo (Egresos)
•Consignaciones en bancos (principal salida de caja
general)
•Pago de obligaciones (proveedores, impuestos,
nómina)
•Gastos bancarios
•Constitución de caja menor
Las consignaciones en bancos constituyen la
principal salida de la caja general.
Soportes utilizados en la entrada y salida de
efectivo
Todo soporte contable debe incluir: nombre del documento, concepto, descripción de la
operación y codificación.
Requisitos del Soporte
•Nombre del documento
•Concepto
•Descripción de la operación
•Codificación
Para Entradas (Ingresos)
•Recibo de caja
•Factura de venta
•Comprobante de consignación
•Nota de contabilidad
Para Salidas (Egresos)
•Comprobante de egreso/pago
•Factura de compra
•Cheque
•Nota de contabilidad
Plantilla de caja
Plantilla de caja
Llamado también Boletín de Tesorería. Es el informe diario del movimiento de caja y
bancos. Su objetivo es que la gerencia conozca oportunamente los valores disponibles
para tomar decisiones.
Procedimiento para su Realización:
1. Saldo Inicial: Se registra el efectivo con el que se inicia el día.
2.Registro de Ingresos: Se anotan todos los ingresos del día con su soporte.
3.Registro de Egresos: Se anotan todos los pagos realizados con su soporte.
4.Cálculo de Totales: Se suman ingresos y egresos por separado.
5.Cálculo del Saldo Final:
Saldo Final = Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Egresos
6.Firma de Responsables: Elabora (cajero) y supervisa (contador o jefe).
Faltantes y Sobrantes
Determinación de faltantes y sobrantes
Revisión sorpresiva de los recaudos recibidos hasta ese momento del día o de un período
de tiempo. Objetivo: Comprobar que todo ingreso esté sustentado y que el valor recibido
sea igual al dinero efectivamente encontrado en caja.
Situación
Condición
Interpretación
Faltante
Saldo Físico < Saldo
Teórico
Falta dinero en caja.
Responsabilidad del
encargado.
Sobrante
Saldo Físico > Saldo
Teórico
Hay dinero de más.
Se debe investigar su
origen.
Causas comunes:
•Faltante: Devoluciones de efectivo, sustracciones fraudulentas.
•Sobrante: Exceso en cobros, falta de elaboración de recibo de
caja, defectos en devoluciones.
Contabilización de faltantes
A. Faltante Menor (Autorizado por Gerencia)
Situación: Faltante de poca cuantía, en empresas con alto volumen de ventas al menudeo,
donde el riesgo de equivocación es mayor. Debe ser autorizado por la gerencia
Código
Cuenta
Débito
529505
Diversos:
faltantes en
caja
$XXX
110505
Caja general
Crédito
$XXX
•Se debita la cuenta de gasto 529505 (afecta el estado de
resultados).
•Se acredita la cuenta Caja general (disminuye el activo).
•Este faltante se considera un gasto porque la gerencia lo
permite por política contable.
"Hay empresas que manejan grandes volúmenes
de ventas al menudeo y esto representa mayores
transacciones en caja, que aumentan el riesgo de
equivocación, situación que es permitida por la
empresa siempre que no pase de determinados
valores y se contabiliza en la cuenta nominal de
gastos 529505. Diversos: faltantes en caja."
Contabilización de faltantes
B. Faltante Mayor (Responsabilidad del Empleado)
Situación: Faltante de consideración, donde se presume responsabilidad del cajero o
encargado. No es consuetudinario y el responsable autoriza descontar de su salario.
Código
Cuenta
Débito
136530
Responsabilid
ades de
empleados
$XXX
110505
Caja general
Crédito
"Faltante mayor en caja: cuando el faltante es
desproporcionado se denuncia ante las autoridades
competentes para que se ordene la investigación a
fondo y se esclarezca la responsabilidad de los
hechos, de acuerdo con la materialidad."
$XXX
•Se debita la cuenta 136530 - Responsabilidades de empleados (cuenta por cobrar al empleado).
•Se acredita la cuenta Caja general (disminuye el activo).
•El empleado debe reponer el dinero faltante (se descuenta de su salario o lo paga).
•No es un gasto para la empresa, es un derecho por cobrar al responsable.
Contabilización de sobrantes
A. Sobrante Menor (Sin Causa Identificada)
Situación: Sobrante de poca consideración, sin antecedentes, y no se presenta en forma
consuetudinaria.
Código
Cuenta
Débito
110505
Caja general
$XXX
429554
Ingresos por
sobrantes de
caja
Crédito
$XXX
•Se debita la cuenta Caja general (aumenta el activo por el
dinero de más).
•Se acredita la cuenta 429554 - Ingresos por sobrantes de
caja (ingreso que afecta el estado de resultados).
•Se considera un ingreso para la empresa.
"Sobrante menor en caja: cuando el sobrante es
de poca consideración y no se presentan en
forma consuetudinaria o tienen antecedentes,
se lleva a la cuenta 4295. Diversos que en poca
proporción afecta los resultados, siempre que
sea una política contable de la empresa."
Contabilización de sobrantes
B. Sobrante Mayor (Pendiente de Investigación)
Situación: Sobrante de consideración, que induce a error (devolución de efectivo o
cancelación de cuenta por cobrar). Se investiga su procedencia.
Código
Cuenta
Débito
110505
Caja general
$XXX
238095
Sobrantes en
caja a favor
de terceros
Crédito
$XXX
•Se debita la cuenta Caja general (aumenta el activo).
•Se acredita la cuenta 238095 - Sobrantes en caja a favor de
terceros (pasivo, porque la empresa debe devolver ese dinero).
•Cuando aparece el dueño, se cancela con cheque desde la
cuenta bancaria.
•No es un ingreso hasta que se determine que no tiene dueño.
"Sobrante mayor en caja: si la cuantía es de
consideración que induzca a un error en la devolución
de efectivo o cancelación de una cuenta por cobrar, se
lleva a la cuenta de 2380. Acreedores varios hasta que
se investigue la procedencia del sobrante y sea
devuelto a la persona con quien se haya podido
cometer el error."
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