Costos de Mantenimiento y Ciclo PDCA en Negocios

6.5 COSTOS ASOCIADOS AL MANTENIMIENTO
El mantenimiento de instalaciones, maquinaria o la renovación de equipos
representa un costo para la empresa, que en la mayoría de los gastos llega
a ser una importante parte de los costes en el proceso de producción, sin
embargo, este es un proceso que evita que se generen mayores costes
totales ante casos de desperfectos o mal funcionamiento.
Una buena inversión en mantenimiento no es un gasto sino una potencial,
fuente de utilidades. Las utilidades son máximas cuando los costos de
producción son óptimos
Una consideración a tomar en cuenta es que los costos relacionados al
mantenimiento son independientes de las cantidades del producto final. Es
decir ya sea que en un intervalo de tiempo haya poca o mucha producción,
siempre se van a acarrear este tipo de cotos.
En todos los casos se debe tener un riguroso cuidado con este aspecto, ya que
la maquinaria debe ser correctamente cuidada y dirigida a la producción
eficiente. Planificación contable de unos costos de mantenimiento bien
definidos supone una mejora de productividad esencial para toda organización.
Los costes involucrados en el mantenimiento están clasificados dentro de
varias categorías:

Costos por pérdidas de producción a causa de las fallas de los
equipos, por disminución de la tasa de producción y pérdidas por
fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos.

Costos fijos
Estos como su nombre lo dice son fijos, dentro de este tipo de
costos podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres,
seguros, servicios, etc. Los costos fijos en el mantenimiento están
compuestos principalmente por la mano de obra y los materiales
necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo, así
como todo gasto originado por el engrase de las máquinas o
mantenimiento. Desde el punto de vista del mantenimiento, estos
costos son gastos que aseguran el mantenimiento en la empresa y la
vida útil de la maquinaria a mediano y largo plazo. La disminución del
presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad
de inversiones programadas, y al principio representa un ahorro para
la empresa que después se traduce en mayor incertidumbre y gastos
mayores para mantener a la empresa en su nivel óptimo.

Costos variables
Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la
producción realizada. Podemos destacar dentro de estos a costos
como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, etc.
Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos
básicamente con el de los materiales necesarios para el
mantenimiento correctivo. Parecería que no fuera posible el reducir
este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene
directamente de la necesidad de realizar una reparación para poder
seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa
por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se
produzcan las averías inesperadas.

Costos financieros
Los costos financieros asociados al mantenimiento se deben tanto al
valor de los repuestos de almacén como a las amortizaciones de las
máquinas duplicadas para asegurar la producción. El costo que
supone los recambios de un almacén para realizar reparaciones, es
un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si los
recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos
con un mal menor, dado a que esto es una inversión que hace la
empresa para mantener la capacidad productiva de la instalación. Sin
embargo, cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser
utilizados, estamos incurriendo en un gasto que, en principio, no
genera ningún beneficio para la empresa.

Costos de fallo Se refiere al coste o pérdida de beneficio que la
empresa soporta por causas relacionadas directamente con el
mantenimiento.
Los costos por fallo en los equipos se deben principalmente a:
- Pérdidas de materia prima.
- Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las
reparaciones.
- Pérdidas energéticas por malas reparaciones o por no realizarlas
-Rechazo de productos por mala calidad
- Producción perdida durante la reparación, menores ventas,
menores beneficios
-Averías que puedan suponer riesgo para las personas o para la
instalación.
La finalidad de designar costos para el mantenimiento
Finalidad preventiva: En su forma fija de gastos planificados, supone
la conservación eficiente de los equipos como manera de evitar mayores
costes totales por deterioro, más allá de los cuadros de
amortización definidos.
Capacidad de ahorro: La correcta ejecución de los costos de mantenimiento
ayuda en el diseño presupuestario, permitiendo emplear mayor cantidad de
fondos a otras partidas.
Costos Variables: Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales
a la producción realizada. Podemos destacar dentro de estos a los costos
como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, además de
los costos variables que incluyen el mantenimiento.
Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos
básicamente con el de la mano de obra y lo materiales necesarios para el
mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo será consecuencia de
las averías imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones
programadas por otros tipos de mantenimiento a la maquinaria.
Parecería que no fuera posible reducir este tipo de gasto de mantenimiento,
dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparación
para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no
pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se
produzcan las averías inesperadas.
6.7 APLICACIÓN DEL PDCA
6.7.1 PLANIFICAR
Compromiso por Resultados
En laboratorios Finlay estamos comprometidos con trabajar en forma
productiva, ética, leal y apasionada para alcanzar las metas y objetivos de la
empresa. Buscamos continuamente nuevas y mejores formas de trabajar, para
crear valor en los procesos, productos y servicios de la empresa.
Respetando permanente a normas, políticas, procedimientos y las mejores
prácticas.Con un alto nivel de profesionalismo y desempeño en todas las
actividades de la empresa; en especial, el cumplimiento de los más altos
estándares que norman la industria farmacéutica a nivel mundial.
De esa forma respondemos de una manera ágil, confiable y oportuna a las
necesidades de los clientes internos y externos, tomando como objetivo su
satisfacción total.
Objetivos:
 Mejoramiento continuo de la gestión de calidad



Implementar un sistema que permita la mejora continua en Laboratorios
Finlay.
Diagnosticar los problemas.
Implementar planes de acción que permitan atacar de manera
significativa los problemas encontrados.
Situación Problemática 1:
Fallas en los recursos. Las fallas son impredecibles e inevitables, ocasionadas
por el deterioro o desperfecto en las instalaciones, maquinas o equipos que no
permiten su normal funcionamiento. Las fallas pueden ocurrir en función de
diseño, fabricación, distribución, instalación, funcionamiento y mantenimiento.
Sin embargo, es necesario que nosotros como empresa empecemos a planear
cierto cambio en las estrategias para ubicarnos como una farmacia capaz de
abastecer todas las necesidades; realizando un formato que incluya:
1. La ambientación correcta en la farmacia para el mantenimiento de los
diferentes medicamentos y productos
2. Distribución de largo alcance
3. Disponibilidad permanente al servicio
4. Vida útil de los medicamentos, sistemas, máquinas y productos
Este formato debemos realizarlo lo más pronto posible para que podamos
verificar y autoevaluar las condiciones de los equipos y sistemas.
Situación Problemática 2: Problemas internos. La Farmacia Finlay es una
empresa que no ha crecido tanto últimamente debido al mal ámbito
organizacional. A pesar de esto, ha logrado mantener un buen posicionamiento
en el mercado, pero descuidando notablemente el control de sus procesos
internos, llegando a tener problemas que abarcan casi todas las áreas de la
organización, que imposibilitan su mejora y crecimiento.
6.7.2 HACER
Luego de realizar un adecuado proceso de planificación, se continúa poniendo
en práctica. Tomando en cuenta todas las variables y consideraciones, a fin de
realizar el mantenimiento de manera exitosa.
Problemática 1: El ingeniero a cargo del mantenimiento proporciono los
estándares en los que se deben mantener los parámetros del equipo y
sistemas para obtener mejores productos y tener un mejor control de fallas
inesperadas.
Parámetros
Estrategia
Equipos con ambientación correctas para 25 °C +/- 1 °C
medicamentos y productos
Distribución de largo alcance
Llegar a toda la ciudad con servicios a
domicilio
Disponibilidad permanente al servicio
Atención 24 horas los 7 días de la semana
Vida
útil,
sistemas,
productos, Revisiones
mensuales
para
medicamentos y maquinas
mantenimiento de sistemas y maquinas,
productos y medicamentos con al menos
2 años de duración.
Problemática 2: Organizar actividades con diferentes áreas de la Farmacia
Finlay
Actividad
Capacitar y dar
charlas
informativas a los
operarios
Taller motivacional
Capacitación de
seguridad y salud
Logro
Mostrar nuevos
métodos y técnicas
para mejorar
productividad.
Generar un
ambiente agradable
y así mejorar
comunicaciones.
Entrega de equipo
de protección
personal y
uniformes.
Encargado
Ing., de producción
Duración
8 horas
Psicólogo
4 horas
Ing. en seguridad
industrial
3 horas
6.7.3 VERIFICAR
Luego de haber llevado a cabo el plan de acción se verifica la viabilidad y se
investiga para poder prevenir cualquier error que pueda estar presente
6.7.4 ACTUAR
Conociendo los datos de Farmacias Finlay se le dará el seguimiento necesario
que hay para así tener un mejor rendimiento y desempeño ya que tendrán un
constante chequeo y será una forma más efectiva de llevar el control de los
mantenimientos que se darán a diario y hacer chequeos en el área de los
empleados si cuentan con los requisitos posibles revisión de los sistemas
digitales y mantenimiento a máquinas y herramientas que se necesiten para las
maquinas que distribuyan los productos a domicilio, revisión de los productos y
medicamentos para asegurar que no estén caducados.
6.8 FALLAS DEL MANTENIMIENTO
Una falla se define como un evento no previsible, inherente a los sistemas
productivos que impide que estos cumplan función bajo condiciones
establecidas o que no la cumplan.
Cuando un medio productivo cesa de realizar una o más de sus funciones,
mucho antes del fin de su vida útil, se dice que ha fallado. Estas fallas pueden
causar pérdidas, paradas imprevistas de planta, incrementos de los costos de
mantenimiento y reparación.
Su tratamiento es sin duda el objetivo principal de la función mantenimiento, ya
que en todo momento se exige su eliminación, pero en la actualidad se pretende
su minimización. Ya que es indispensable para que el proceso productivo se vea
afectado al mínimo, y se puedan cumplir los objetivos de la organización.
6.8.1 CAUSAS COMUNES QUE GENERAN FALLAS
Son diversos los factores que pueden llegar a ocasionar una falla en el
proceso. Por lo tanto es importante tener conocimientos de los errores
comunes para poder evitarlos, o solucionarlos a tiempo para no causar daños
mayores.
-Ausencia de mantenimiento o mantenimiento inadecuado.
Es lo principal que debemos considerar, pues es la principal causa que
ocasiona las fallas en las maquinarias y equipo utilizado en la empresa.
Afortunadamente también es fácil de prevenir ya que al estar realizando
revisiones periódicas, para inspeccionar el estado, hacer limpiezas y
diagnosticar posibles daños.
El mantenimiento realizado de manera inadecuada, también puede ser
perjudicial. Es muy importante contar con un personal debidamente capacitado
y calificado para desempeñar estas labores y estar al tanto de los intervalos de
servicio recomendados por el fabricante, horas de funcionamiento o según se
requiera por especificaciones del trabajo que se realiza.
-Componentes desalineados.
Todas las piezas de la maquinaria deben estar colocadas en su lugar
respectivo, y con su debida regulación, según se requiera, porque la
desalineación de componentes es una de las principales razones por las que
se avería una máquina.
Definimos componentes desalineados como como la falta de coincidencia
espacial entre dos o más piezas de un sistema en función del diseño original
previsto por el fabricante.
En el mantenimiento se debe corroborar que cada pieza esté en su lugar, esto
evitará desgastes prematuros y piezas dañadas.
-Reemplazos a destiempo.
En el mantenimiento el tiempo es crucial, y detectar el momento en que se
necesita una sustitución o cambio de un implemento, lo es aún más.
Los reemplazos a destiempo se definen como aquellos realizados o no fuera
del programa de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. Cuando una
pieza clave del sistema ya no está funcionando correctamente o le queda muy
poca vida útil, lo ideal es reemplazarla por un componente nuevo, o funcional.
Esto va a prevenir retrasos en el proceso, lo que sucede cuando se espera
hasta que se dañe completamente antes de ser reemplazada.
Y por el contrario, cuando una pieza se reemplaza mucho antes de ser
necesario, esto genera más gastos, que se convierten en pérdidas monetarias
y de tiempo, que era perfectamente prevenibles.
-Sobrepasar los límites de la máquina.
Cada equipo tiene un nivel de funcionamiento probado y dispuesto por el
fabricante, el cual debe respetarse estrictamente, porque llevarlo fuera del
límite va a ser contraproducente al mediano o largo plazo.
No solo la máquina puede salir afectada si se llegan a sobrepasar sus límites,
sino también puede ponerse en riesgo la seguridad del operador.
-Ignorar el manual del fabricante
Las reglas están hechas para cumplirse, y en manual que viene con cada
artículo que la empresa adquiere viene detalladamente todas las instrucciones,
recomendaciones y las precauciones a tomar para que funcione de manera
correcta. Ignorar esto puede acarrear graves problemas, que vienen desde
instalación incorrecta, mal uso del equipo, hasta incapacidad de detectar
errores en el funcionamiento.
1.-Personal no capacitado.
Cuando una persona no cuenta con la capacitación y formación necesaria para
dar mantenimiento es muy probable que cometa errores técnicos que
comprometan la seguridad y el buen funcionamiento de la máquina. Alno
comprender como funciona el equipo se puede caer en suposiciones y esto
puede ser muy delicado y terminar en distintos tipos de fallas que pueden llegar
a ser irreversibles.
6.9 CONSIDERACIONES EN UN PLAN DE
MANTENIMIENTO
Son muchas las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para poder
hacer un plan de mantenimiento adecuado. El principal objetivo de este es que
logre reducir al mínimo posible las fallas y averías, pero es muy importante que
vaya de la mano con ciertas consideraciones para evitar otro tipo de peligros y
sus consecuencias.



Una de las precauciones que se deben tomar en cuenta es el tema
ambiental, algo que ha cobrado mucha relevancia en los últimos años
pues se deben tomar todas las medidas necesarias para reducir al
mínimo el impacto que cualquier tipo de mantenimiento cause al medio
ambiente.
Otro tipo de consecuencia que queremos evitar son las del tipo
operacional. Consecuencias operacionales, ya que esto incide
directamente en la producción y aún más importante en las que la falla
produce trastornos en la producción la calidad delos productos que
estamos brindando.
La recomendación principal a tener en cuenta para evitar o minimizar
todos los riesgos que puedan causar accidentes en la seguridad, se
debe hacer un especial énfasis en ella, ya que está en juego la
integridad física o incluso la vida de un operario.